Reguła 60/40, prawo Parkinsona

Coraz częściej przekonujemy się do stosowania rożnych metod organizowania czasu, które opracowali specjaliści. Niektórzy chodzą nawet na szkolenia dotyczące planowania czasu. Jeśli jednak ktoś nie ma na to ochoty, ale chce coś zmienić powinien poznać przynajmniej dwie praktyczne reguły – 60/40 oraz Parkinsona.

Stosowanie reguły 60/40 może bardzo ułatwić planowanie każdego dnia. Dzięki niej powinniśmy zdążyć wypełnić wszystkie ważne obowiązki oraz planowane zadania i znaleźć jeszcze nieco wolnego czasu dla siebie. Chodzi po prostu o to, żeby wszystko, co koniecznie chcemy zrealizować danego dnia zajmowało 60% czasu, jaki w ogóle mamy. Czy oznacza to, że 40% czasu przeznaczone jest na lenistwo? Absolutnie nie, jest to zapas w razie pojawiania się jakiś nowych zadań, których wcześniej nawet się nie spodziewaliśmy. Nie tak rzadko zdarza się przecież w pracy, że szef poprosi nas na przykład o pilne wypełnienie ważnych dokumentów i nada tej czynności charakter priorytetowy. Również po pracy należy mieć jakiś wycinek nie zaplanowanego czasu. Jeśli tak nie będzie, a nagle zadzwoni przyjaciel z prośbą o pomoc w związku z awarią samochodu, to trzeba będzie zrezygnować z siłowni czy kina.

Reguła 60/40 stosowana jest między innymi w metodzie planowania czasu Alpen, a także może być uzupełnieniem prawa Parkinsona. W tłumaczeniu z  języka angielskiego prawo to brzmi tak „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Chodzi o to, że jeśli mamy określoną ilość czasu na wykonanie jakiegoś zadania, to realizujemy je w taki sposób by wypełniło ono ten czas całkowicie. Inaczej mówiąc zadanie nie jest wykonywane możliwie jak najszybciej, tylko możliwie jak najwolniej. Z drugiej jednak strony może się zdarzyć tak, że zupełnie bez naszej winy ani naszego wpływu realizacja zadania przedłuży się. Właśnie wtedy przyda się 40% zapas czasu. Dlatego zawsze warto stosować regułę 60/40. Dzięki niej nie mamy wrażenie, że obowiązki nas przytłaczają i tracimy na nie cała energię nie mając na to żadnego wpływu. Każdy przecież lubi mieć poczucie, że na tyle, na ile jest to możliwe swój czas. Warto też próbować „neutralizować” prawo Parkinsona z pomocą zasady Pareto, czyli wykorzystując dobrze momenty, kiedy jesteśmy w najlepszej formie w ciągu dnia i możemy zrobić najwięcej.